【テンプレートあり】上手な引継ぎ資料の作り方＆ポイントは？

こんにちは、管理人です。

 

新たな年度が始まる時期は、異動や退職にともなって【引き継ぎ資料】をつくらなければならない人もいるのではないでしょうか。

引き継ぎ資料をつくったことがない人はどうしたらよいか不安ですよね。

こんなお悩みを解決します。

 

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それではさっそく参りましょう、ラインナップはこちらです。

 

引継ぎ資料の作り方【内容について】

引き継ぎ資料の内容は

この５つを意識して資料をつくるようにしましょう。

それでは１つ１つ解説していきます。

 

仕事の概要と目的

引き継ぎ資料の一番はじめのポイントは、仕事の概要と目的をはっきりさせることです。

相手はその仕事を全く知らない人だと思って引き継ぎ資料をつくりましょう。

知らない人に仕事のやり方だけを教えても、概要や目的が分かっていなければトラブルになる可能性が高いです。

仕事の概要や意味を理解することで、仕事への責任感や意欲がわきます。

以下の資料は、私が実際に書いた引き継ぎ資料のテンプレートです。

 

仕事の経過

仕事の経過については、できるかぎりくわしく書くようにしましょう。

これまでの経過が分かると、今後の方針も立てやすくなります。

年度ごとに書いてあげるとより分かりやすいです。

 

仕事の流れ

仕事の流れは番号をつけ、ていねいに解説してあげましょう。

その仕事に必要なデータの保存先や、関係機関の連絡先、トラブル時の対処法などをくわしく書いてあげると、引き継ぎがスムーズに行えます。

私が書いている仕事のながれはこんな感じです。

この順番で仕事を行えば仕事が回るかどうかを意識して、くわしく書きます。

仕事内容が全く知らない人に引き継ぎ資料を確認してもらうと、良いアドバイスがもらえますよ！

 

仕事の問題点および課題

仕事の問題点や課題ははっきり伝えましょう。

問題点や課題を知っていると仕事がスムーズに進みます。

ささいなことでも【知っていること】と【知らないこと】はかなり大きな差が生まれます。

知らないとトラブルに可能性が高いので、どんなに小さなことでも引き継ぎ資料にはかならず書くようにしましょう。

 

今後の処理方針

今後の処理方針もある程度書いてあげると、引き継ぎされる側はうれしいです。

処理方針が決まっていない場合でも、案をいくつか示してあげると仕事がスムーズに進みます。

引き継ぎされる側の人へ、思いやりの心でていねいに書きましょう。

 

 

引継ぎ資料のテンプレート

https://1drv.ms/w/s!Ah0GTzyCbulccrEFTiGXtyEuebI?e=JROYpe

上記のリンクからWordデータが取れますので活用してください。

 

引継ぎ資料で助かったこと

実際に私が引き継ぎされて助かったことは、スケジュールと絡めて仕事の内容を引き継いでもらったことです。

内容が分かっても、時期や期限が分からないと仕事をいつまでにやって良いか分からないですよね。

仕事内容を説明するときに、これは○〇月までとか、納期は月末○○日など、スケジュールに絡めて説明を受けたときは、本当に仕事がトラブルなくスムーズに進みました。

それから私も、引き継ぎ資料には必ず仕事の時期や期限などを書いて、口頭でも伝えるようになりました。

 

引継ぎ資料で困ったこと

実際に私が引き継ぎされたときに困ったことは、データのフォルダ分けがされていなかったことです。

資料を引き継いだつもりでも、年度ごとや仕事内容ごとにデータが保存されていないと、資料を見つけるのに本当に苦労しました。

私自身、その経験をしてからデータの保存はできるかぎりフォルダ分けをするようになりました。

細かいかな…と思っても、仕事を初めてやる人からしたらとてもありがたいことです。

できる限りていねいに、データのフォルダ分けをしてあげてください。

 

まとめ

引き継ぎ資料をつくる時のポイントは、

 

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今回は以上です。

またいっぽう、引き継ぎと言えば異動の時期です。

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ありがとうございました。